本記事では、NPOにおけるコミュニケーションのノウハウとサイボウズLiveの活用方法をお伝えします。
（前編）NPO的インナーコミュニケーション術
（中編）ボランティアの力を最大限に活かすプロジェクト運営
※特定非営利活動法人 NPOコミュニケーション支援機構（a-con）様によるNPO向けフリーマガジン「npo-co」2012年4・5月号の転載記事です。
下記のリンクから冊子を無料で取り寄せできます。
▼サイボウズ・カタログセンター
□ □
活用事例紹介：LIVING IN PEACE「書店プロモーション・プロジェクト」
a-conでは、2011年～2012年の冬にNPO法人LIVING IN PEACE （以下、LIP）と書店向けの販促プロジェクトを行いました。LIPは『貧困の削減』をミッションに、国内外に向けた活動を行っているNPOです。
働きながら、社会を変える。――ビジネスパーソン「子どもの貧困」に挑む
本プロジェクトでは代表の慎泰俊氏が売上の印税収入を児童養護施設に寄付する著書『働きながら、社会を変える。―ビジネスパーソン「子どもの貧困」に挑む』の発売にあたり、都内の書店に書籍の入荷や重点販売をお願いする販促営業プログラムを実施。数多くの書店の協力をいただくことに成功しました。
数人のコアメンバーを中心に、総勢20名以上のボランティア・スタッフが関わった本プロジェクトをどのように運営したのか？サイボウズLiveの活用を中心にご紹介していきます。
（1）戦略／実施プランの作成
書店へのプロモーションをスタートするにあたり、まず「どういったことが実現可能なのか？」をその分野に詳しい人にヒアリング。効果的な作戦をコアメンバーを中心に打ち合わせを行い、その結果を議事録としてサイボウズLiveでシェアしました。
（2）マニュアルやツールの作成
ボランティアの多くは、書店営業にかかわったことがない、いわば素人集団。そこで営業のシュミレーション動画を撮影し、棚に平積みしてもらうためのPOPや名刺などの必要ツールの作成を行い、書店に配る書籍の注文票とともにサイボウズLiveで共有しました。
作成した店頭POPの画像をアップすると、ほかのメンバーから即座に「いいね！」の嵐でモチベーションもアップ！
（3）タスク分担と進捗のチェック
実施プランや必要な販促ツールを作成した後、「誰が、いつ、どの書店に営業を行うか？」という作業分担を行いました。進捗リストをサイボウズLiveで共有し、メンバーの事情により営業が遅れているエリアを他のメンバーでフォローできるよう運営しました。
（4）成果の共有
それぞれの書店営業の成果を共有しました。成功報告が上がるごとに、メンバー同士のモチベーションが高まるのが感じられました。
Webサービスを活用したプロジェクトマネジメント。無料で使える”コラボレーションツール”、サイボウズLiveでプロジェクトを加速しよう！
これまで、ボランティアチームをマネジメントするためのポイントをいくつかご紹介してきましたが、プロジェクトを成功に導くためには、メンバー同士の「コミュニケーション密度」が鍵になります。チームメンバーが頻繁にコミュニケーションを取り、お互いの認識を合わせ、進捗をチェックしていくことで、チームでの活動は加速していくのです。
一方で、本業を持つボランティアメンバーと頻繁に打合せの場を持つことは不可能に近いのも事実です。
そこで様々なボランティアプロジェクトを実践してきたa-conでは、Webサービスを活用してプロジェクトを効率よく、円滑に進められるように取り組んでいます。
これまで多様なツールを試してきましたが、最近では「サイボウズLive」という無料のコラボレーションツールを活用してプロジェクトを運営しています。そこで、a-conで実際にどのようにプロジェクトを進めているか？というポイントを「サイボウズLive」の活用方法と併せてご紹介していきます。
a-conがサイボウズLiveを活用して行っていること
■メンバー同士の自己紹介
ボランティアが参加するプロジェクトでは、メンバー同士が実際に会う機会がないまま進んでいくこともしばしば。チーム活動ではお互いの顔が見えることが大切ですし、何よりもボランティアが求める「人との交流やつながり」を促す仕組みが必要です。サイボウズLiveはメンバー以外閲覧できないクローズドシステムなので、安心してボランティアに自己紹介をしてもらえます。
■議事録やドキュメントの共有
いくらWebツールがあっても、プロジェクトを進めるためには、膝をつめて打合せをすることも必要です。しかし、打合せにメンバー全員が出席できるとは限りません。そんな場合に、議事録や決定事項などを効率よく確実に共有することが大切になります。
メールでも議事録の共有はできますが、サイボウズLiveを使うと、議事録や決定事項に対して、同じページ内ですぐにコメントが返せるので、欠席者も意見をしやすくなり、より立体的なディスカッションを行うことができます。また、ドキュメントがアーカイブされるので、過去の資料が閲覧しやすいのも、サイボウズLiveを利用するメリットです。
■ToDoのリストアップや作業分担
プロジェクトマネジメントでは、全体の作業項目を洗い出し、それを共有し、遅れや作業漏れがないようにチェックすることが重要です。
a-conでプロジェクトマネジメントを行う際には、洗い出した作業項目を、サイボウズLiveの「ToDoリスト」機能を使って管理します。メンバーが「今、自分が行わなければいけない作業はなにか？」を確認することができますし、何よりも全体のToDoを一元管理することで、全体の進捗を「見える化」できるのがポイントです。それによって「誰の作業が滞っているか？」を第三者でもチェックできるようになります。また、作業が集中してしまっているメンバーや逆に手が空いてしまっているメンバーに作業の再分配を行うこともできます。
【サイボウズLive大臣!?】
プロジェクトを進めるにあたり、進捗状況の確認やチェック、作業が滞ってしまっているメンバーのフォローアップをする “プロジェクトマネージャー” の役割はとても大切です。ただ、サイボウズLiveのようなオンラインツールを導入して情報共有やディスカッションを行うことは、あまりインターネットに慣れていない人にとっては、ハードルが高いのも事実です。a-conでは、サイボウズLiveの導入後に「使い方がわからない！」「情報共有についていけない！」といったメンバーをフォローするために、『サイボウズLive大臣』というメンバーを各プロジェクトに配置（任命!?）して、情報の整理やメンバーのサポートなどに力を入れています。
プロジェクトマネジメントに最適！サイボウズLive利用者の声をご紹介！
今回の特集でご紹介した「サイボウズLive」というコラボレーションツール。a-conでは様々なWebサービスをこれまで試してきましたが、現在はこのサービスが操作性や機能面において、 最もプロジェクト管理に利用しやすいため多くのプロジェクトに導入しています。
『サイボウズLiveマガジン』というWebサイトでは、NPOでの導入を含めた多様な活用事例が紹介されています。導入は無料で行えますので、ボランティアとのインナーコミュニケーションでお悩みの方は、ぜひ導入を検討してみてください！
■利用者の声(1) 被災者一時家庭滞在プログラム『HOPESTAY』
「メーリングリストだけでコミュニケーションしていた時よりも、アクティブなメンバー間で会話量が増えました。」
「面白いのは、グループを活用していく上で、事務局は最初のセットアップをしただけでほとんど運営に関わっておらず、グループをどのように使っていくかは、ボランティアの皆さんが自発的に進めている、というところですね。」
■利用者の声(2) 社会起業家を育成するビジネススクール 『社会起業大学』
「事業計画によっては、昼夜問わずに活発な書き込みがあり、1、2カ月で200以上のコメントも集まったものもありました。掲示板でのやりとりを通じて、プレゼンテーションスキルやデザイン、財務などの勉強会が自主開催されることもありました。」
「サイボウズLiveで作った4期生のグループには、受講者同士がやりとりした情報と目には見えないつながりが残っています。」
■利用者の声(3) 「環境のお医者さん」を育てる『Narec』
「サイボウズLiveを使い始めてから、やりとりする情報の量が一気に増えました。議論を積み重ねて内容を深めていけますし、その内容を文字で残せる点がいいですね。」
「協会は全国3000人の環境分野の専門家と動いております。理事会を開催しても全国からメンバー全員が集まることはできず、メーリングリスト(ML)で議事録を送ってもすべてに目を通してはもらえないのが現状です。こういった課題を解決するためにサイボウズLiveを導入したのです。」
より詳しい事例や活用方法は『サイボウズLiveマガジン』で！
関連リンク